ERP
Verkooporders en orderregels, pakbonnen, facturen en factuurregels, creditnota's, prijsafspraken en klantvoorwaarden.
Omzet
Het werk dat je al betaald hebt, maar nooit in rekening bracht
Er is niets dramatisch aan. Een rit wordt gereden en de factuurrun slaat hem over. Er worden extra uren op een opdracht geboekt en de order wordt op de oorspronkelijke omvang gefactureerd. Een levering gaat in twee zendingen de deur uit en er wordt er één gefactureerd. Elk geval is klein genoeg om niet te escaleren, en het operationele systeem dat het werk registreerde, is niet het systeem dat de factuur maakt. Coheed legt die twee elke ochtend naast elkaar en zet het verschil voor je neer terwijl het bewijs nog vers genoeg is om in rekening te brengen. Het werkt op wat je systemen hebben vastgelegd, dus werk dat mondeling is afgesproken en nergens is geboekt blijft ook hier onzichtbaar.
- Gecombineerde systemen
- ERPSCMTMS
- Draait
- Dagelijks om 6:00
Herkenbaar?
Teams brengen deze use case bij ons als een of meer hiervan waar zijn.
- Je vermoedt dat er werk ongefactureerd de deur uit gaat, en je kunt niet zeggen hoeveel.
- Creditnota's en late facturen worden gevonden door wie toevallig kijkt, niet door een proces.
- Extra uren en materiaal die op een opdracht geboekt zijn, hangen ervan af of iemand ze bij de maandafsluiting nog weet.
- De maand sluit en het omzetcijfer komt nooit helemaal overeen met wat de operatie werkelijk gedaan heeft.
Hoe het werkt
Coheed draait dit als een geplande insight over je gekoppelde systemen en geeft het resultaat door aan een agent.
- 1
Afgerond werk wordt opgehaald waar het geregistreerd staat
Geleverde orderregels uit ERP en magazijn, afgeronde ritten uit het TMS, en afgesloten werkorders met hun geboekte uren en materiaal uit de planning: alles wat werk vertegenwoordigt dat daadwerkelijk gedaan is.
- 2
Het wordt gematcht met wat er gefactureerd is
Elk item wordt gekoppeld aan de factuurregels die erop volgden, via de systeemoverstijgende order- en klantkoppelingen die de integratielaag bijhoudt, zodat een levering in twee zendingen of een order die in delen gefactureerd is nog steeds correct sluit.
- 3
De gaten worden geclassificeerd, niet alleen geteld
Wat overblijft wordt gesplitst in werk dat nooit gefactureerd is, werk dat lager gefactureerd is dan de order of afspraak dekt, en werk dat terecht nog openstaat, zodat niemand achter posten aangaat die simpelweg op de volgende factuurrun wachten.
- 4
Het inzicht wordt een actie
Bevestigde gaten gaan naar een agent die de factuur of de correctie voorbereidt met het onderliggende bewijs erbij, en alles wat de klantrelatie raakt langs menselijke goedkeuring leidt.
Welke data het gebruikt
Alleen de velden die deze use case nodig heeft worden gelezen. Er wordt niets gekopieerd wat de insight niet gebruikt.
SCM
Zendingen, ontvangsten en de uitleverregistratie die laat zien wat er fysiek de deur uit is gegaan en wanneer.
TMS
Afgeronde ritten met hun klant, route en afrondingsdatum, voor transportwerk dat per rit gefactureerd wordt.
Coheed
De systeemoverstijgende order- en klantkoppelingen, en de reconciliatiehistorie die laat zien of een gat nieuw is of terugkeert.
Wat er verandert
Wat een team merkt zodra dit draait. Geen verzonnen percentages: het effect hangt af van je data en je proces.
- Ongefactureerd werk komt binnen dagen boven in plaats van bij de jaarafsluiting, wanneer het richting klant nog te verdedigen is.
- De omvang van het lek wordt een getal in plaats van een vermoeden.
- Terugkerende oorzaken worden zichtbaar: één route, één klant, één ordertype dat er steeds doorheen glipt.
- Factuurcorrecties worden voorbereid met bewijs erbij, zodat het gesprek met de klant kort is.
Van inzicht naar actie
Meerwerk- en factuuragent
Beschikbaar als agent
Draait na de dagelijkse reconciliatie, concipieert de ontbrekende factuur of correctie met de levering, rit of werkorder waarop hij gebaseerd is, en houdt hem vast voor goedkeuring. Er gaat niets naar een klant zonder dat een mens het vrijgeeft.
Modus: Human-in-the-loop
Elke insight kan alleen lezen, draaien met menselijke goedkeuring, of autonoom draaien. Jij bepaalt dat per actietype, en je kunt het later wijzigen.
FAQ
Veelgestelde vragen
Controleert onze accountant dit niet al?
Een accountant legt wat geboekt is naast wat gefactureerd is, allebei binnen finance. Dit legt wat er fysiek gebeurd is, in het magazijn, op de weg of op de werkvloer, naast wat er gefactureerd is. Werk dat nooit een boeking is geworden, is in de eerste controle onzichtbaar en is precies wat deze wél vindt.
Signaleert het ook alles wat gewoon nog op facturatie wacht?
Nee. Posten die nog binnen je normale factuurvenster vallen, worden als openstaand geclassificeerd in plaats van als ontbrekend, en tellen pas mee zodra ze de cadans passeren die je per ordertype instelt.
Factureert het automatisch aan de klant?
Alleen als jij dat besluit. Standaard bereidt de agent de factuur of correctie voor en houdt hem vast voor goedkeuring, want een nagekomen factuur is een klantgesprek, geen boekhoudkundige mutatie.
Welke systemen zijn er nodig?
Eén ERP is het minimum, want daarin staan zowel de orders als de facturen. Het systeem dat het fysieke werk registreert erbij koppelen, je WMS, TMS of productieplanning, is wat het werk vangt dat het ERP nooit gehaald heeft.
Bouwt op deze volwassenheidsniveaus
Meest relevant voor
Logistiek & Transport
Combineer je TMS, telematica, wagenpark en financiële systemen tot inzichten die geen enkele tool los kan geven.
B2B-commerce
Verbind je webshop, ERP en CRM zodat prijzen, voorraad en klantafspraken kloppen, en zet inzicht om in agents.
B2B-groothandel
Dicht de gaten tussen CRM, ERP en SCM, zodat toezeggingen, voorraad en marge kloppen over de hele orderketen.
Maakindustrie
Verbind offerte, werkvloer en inkoop, zodat toegezegde levertijden, echte kostprijs en marge per order eindelijk overeenkomen.
Andere use cases
Voorspellende Customer Lifetime Value
Scoor verloopkans en toekomstige waarde per account door dalende CRM-betrokkenheid te combineren met ERP-orderfrequentie en -waarde.
Van lead naar offerte
Toon bij elke nieuwe CRM-lead de juiste ERP-prijs, actuele voorraad, kortingen en klantafspraken, zodat sales direct kan offreren.
Orderafwijkingen bewaken
Signaleer voorraadgaten, onhaalbare leverdata, prijsfouten en gemiste afspraken na de order, voordat de klant het merkt.
Zie dit op je eigen data
Vertel ons welke ERP-, CRM- en SCM-systemen je draait, dan laten we zien hoe deze use case er bij jou uitziet.