Exact (ERP)
Orderkoppen en -regels, bevestigde leverdata, prijzen, aantallen, factuurstatus.
Operatie
Vang de kapotte order op voordat je klant dat doet
De meeste orderproblemen zijn zichtbaar op het moment dat de order ontstaat: de toegezegde datum past niet bij de doorlooptijd, de voorraad is er niet, de prijs wijkt af van de afspraak. Geen enkel systeem ziet alle drie. Coheed controleert elke nieuwe en gewijzigde order tegelijk tegen ERP, CRM en SCM, en meldt de afwijking terwijl je hem nog stil kunt oplossen.
- Gecombineerde systemen
- Exact (ERP)HubSpot (CRM)Dynamics 365 SCM
- Draait
- Realtime, bij elk orderevent
Herkenbaar?
Teams komen bij ons met deze use case als een of meer hiervan klopt.
- Het eerste signaal van een probleem is een ontevreden klant, geen melding.
- Leverdata worden bevestigd door een systeem dat de actuele doorlooptijd niet kent.
- Deelleveringen gaan de deur uit zonder dat iemand daarvoor heeft gekozen.
- De order zegt de ene prijs en de klantafspraak de andere, en dat valt pas op bij een factuurdiscussie.
Hoe het werkt
Deze insight draait op events en werkt op de order zelf, dus niets wacht op een batchvenster.
- 1
Elk orderevent wordt gecontroleerd
Een nieuwe of gewijzigde order in het ERP start de run realtime. Er is geen venster waarin een kapotte order ongemerkt verder de keten in gaat.
- 2
De order wordt tegen alle drie de systemen gevalideerd
De toegezegde datum wordt getoetst aan SCM-doorlooptijden en capaciteit, de aantallen aan de actuele voorraad, de prijzen aan de ERP-prijslijst en de in het CRM vastgelegde afspraak.
- 3
Afwijkingen worden geclassificeerd, niet alleen geteld
Elke afwijking krijgt een type: voorraadgat, onhaalbare leverdatum, prijsfout, deellevering of gemiste klantafspraak, zodat hij bij het team komt dat die fix bezit.
- 4
De juiste persoon krijgt een concrete instructie
De melding noemt de order, het type afwijking en de aanbevolen actie, en kan worden gepromoveerd tot een agent die de routinegevallen zelf afhandelt.
Welke data het gebruikt
Alleen de velden die deze use case nodig heeft worden gelezen. Er wordt niets gekopieerd wat de insight niet gebruikt.
Dynamics 365 SCM
Voorraadposities, doorlooptijden, geplande zendingen, capaciteit en afhandelingsstatus.
HubSpot (CRM)
De deal waar de order uit voortkwam, de daar toegezegde voorwaarden en de accounteigenaar die bericht moet krijgen.
Wat er verandert
Wat een team merkt zodra dit draait. Geen verzonnen percentages: het effect hangt af van je data en je proces.
- Orderproblemen worden intern opgelost in plaats van klachten te worden.
- Levertoezeggingen worden gevalideerd tegen echte ketendata op het moment dat je ze doet.
- Terugkerende afwijkingstypes laten zien welk procesgat ze steeds veroorzaakt.
- Het afwijkingslogboek is je bewijs als een klant betwist wat er is afgesproken.
Van inzicht naar actie
Order Exception Agent
Beschikbaar als agent
Elke insight in Coheed kan worden gepromoveerd tot agent. Bij orderafwijkingen betekent dat meestal: autonoom voor de mechanische fixes, zoals een status opnieuw synchroniseren of een gemapte prijs corrigeren, en human-in-the-loop voor alles wat verandert wat de klant is toegezegd.
Modus: Human-in-the-loop of autonoom
Elke insight kan alleen lezen, draaien met menselijke goedkeuring, of autonoom draaien. Jij bepaalt dat per actietype, en je kunt het later wijzigen.
FAQ
Veelgestelde vragen
Is dit hetzelfde als de datakwaliteitscontroles?
Het is de ordervariant ervan. De datakwaliteitsmodule controleert of records consistent, volledig, geldig en vers zijn; deze use case past die controles realtime toe op één bedrijfsobject: de order.
Wat geldt als een onhaalbare leverdatum?
Een bevestigde datum die de SCM-doorlooptijd en de huidige capaciteit niet kunnen waarmaken. De drempel is per productgroep instelbaar, want een voorraadartikel en een maakartikel zijn niet dezelfde belofte.
Bedelven de meldingen ons niet?
Afwijkingen zijn getypeerd en hebben drempels, en de aanbevolen actie zit in de melding. Teams starten meestal met twee of drie types en breiden uit zodra die rustig zijn.
Hebben we alle drie de systemen nodig?
Nee. Met ERP en CRM krijg je de prijs- en afspraakafwijkingen; SCM maakt de validatie van voorraad en leverdatum mogelijk.
Bouwt op deze volwassenheidsniveaus
Andere use cases
Voorspellende Customer Lifetime Value
Scoor verloopkans en toekomstige waarde per account door dalende CRM-betrokkenheid te combineren met ERP-orderfrequentie en -waarde.
Van lead naar offerte
Toon bij elke nieuwe CRM-lead de juiste ERP-prijs, actuele voorraad, kortingen en klantafspraken, zodat sales direct kan offreren.
Werkelijke cost-to-serve per klant
Combineer ERP-marge, CRM-servicedruk en SCM-uitzonderingen om klanten met veel omzet maar weinig winst te vinden.
Zie dit op je eigen data
Vertel ons welke ERP-, CRM- en SCM-systemen je draait, dan laten we zien hoe deze use case er bij jou uitziet.